الف : مشخصات کلی پروژه :

- عنوان پروژه : مستند سازی و بهبود فرایندهای اصلی و کلیدی دانشگاه اصفهان

 - مدت اجرای پروژه:  24  ماه

 - نام سازمان اجرایی: دانشگاه اصفهان

 ب: ضرورت اجرای پروژه :

مقدمه:

     عصر ما، عصر سازمان‌های بزرگ و پیچیده است، مدیر امروز باید از چگونگی شکل‌گیری نظام تحت امر و نحوه ایجاد سازمان و اصلاح وتغییر آن آگاه باشد برای نیل به اهداف سازمان، سازمان‌دهی و طراحی فرایندهای آن گامی ضروری است و به کمک این فعالیت است که هدف کلی و مأموریت اصلی سازمان در قالب هدف‌های جزئی‌تر و وظایف واحدها شکسته شده و تحقق آن میسر می‌شود. در سازماندهی، وظایف و اختیارات و مسئولیت‌های واحدها و پست‌ها مشخص شده و نحوه هماهنگی و ارتباط بین آنها معین می‌شود.

   سازمانها برای رسیدن به پویایی و انعطاف پذیری در مقابل تغییرات، باید نسبت به محیط درون و بیرون خود، شناخت کافی داشته باشند. برای کسب این شناخت، باید بتوان با یک دید سیستمی، روابط پیچیده میان عناصر سیستم را تحلیل کرد. یک رویکرد در این زمینه، تجزیه سیستم یا سازمان به مجموعه ای از سیستم های کاری (System Work ) است. یک سیستم کاری، سیستم مورد مطالعه را به عناصری تقسیم می کند که تجزیه و تحلیل آن برای تحلیلگر آسانتر باشد.

   بنابراین، مستندسازی فرایندها اولین گام برای بهبود سازمان خواهد بود. بر اساس تحقیقات علمی، در حوزة مدیریت و اصلاح ساختار، کل یک سازمان، برای آغاز تغییرات، اقدام به مستندسازی و بهنگام سازی فرایندها می ِ نمایند. شکی نیست که بدون مستندسازی فرایندها مدیر و کارکنان سازمان درک درستی از وضعیت سازمان و موقعیت خود نخواهند داشت و بدون اطلاع ازچگونگی فرایندها برای رسیدن به رضایت مشتریان، ارتقای کیفیت خدمات و امور جاری در سازمان، و حتی کاهش هزینه ها و طرحهای دیگر بهبود سازمانی را به هدفی دست نیافتنی مبدل مینمایند و هزینه های غیرضروری و زیادی را به سازمان تحمیل میکنند؛ که نتیجة آن کاهش کیفیت خدمات و نارضایتی است. بدیهی است مبحث فرایندگرایی فصل مشترک بسیاری از اقدامات مدیریتی از قبیل اجرای مدیریت استراتژیک، اجرای سیستمهای مدیریت منابع انسانی، سیستم مدیریت کیفیت، تعالی سازمانی، و... است و اگر در سازمانی این مهم به خوبی انجام پذیرد، میتوان ادعا کرد که زیرساخت بسیاری از سیستمهای مدیریتی تأمین شده و امکان دستیابی به بهره وری و تعالی فراهم آمده است.

مهم ترین گام در اصلاح فرایندها، شناخت وضع موجود است. این شناخت شامل همة جنبه های درونی و بیرونی سازمان می شود. یکی از این جنبه های درونی، فرایندهای جاری در سازمان است. از دیگر مراحل مهم، بنیادی، و اساسی اجرای مدیریت دانش، مستندسازی است که امکان اجرای مدیریت دانش را در همه سازمانها ، به صورت خاص، فراهم می آورد. تجزیه و تحلیل دقیق مشاغل و تهیة شناسنامه های شغلی نیز از اقدامات اصلی و اساسی در اجرای سیستمهای مدیریت منابع انسانی است. برای شناخت دقیق مشاغل سازمانی، مستندسازی فرایندها امری ضروری است در واقع مستندسازی فرایندها یعنی شناخت فرایند انجام کار، آنچنان ‌که اجرا می شود، و به تصویر کشیدن آن از ابعاد مختلف، به نحوی که اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی فرایند انجام کار را ارائه نماید. هرگونه اقدام برای بررسی، اصلاح و مهندسی مجدد فرایندها و روشهای انجام کار مستلزم شناخت آن از ابعاد گوناگون است. در واقع، گام نخست در تجزیه و تحلیل سیستمها و روشهای انجام کار آگاهی از چگونگی، ابعاد، و نحوة اجرای روش خواهد بود.

    در این راستا دانشگاه نیز به عنوان یک سازمان مهم که کلان فرآیندهای آن شامل تولید، ترویج و توزیع دانش می باشد برای هدایت و کنترل صحیح فرآیندها در جهت رسیدن به اهداف خود، در مرحله اول احتیاج به مستند سازی فرآیندها دارد. از این رو مدیریت برنامه، بودجه و تشکیلات دانشگاه اصفهان با همکاری تعدای از دانشجویان پروژه ایی را با "عنوان بررسی و تحلیل ساختار و مستندسازی فرایندهای دانشگاه اصفهان و ارائه برنامه بهبود " آغاز کرده است. این پروژه در دو بخش مهم شامل "مستند سازی" و"بهبود فرآیندها" قابل تعریف است . دراین طرح پژوهشی سعی خواهد شد ابتدا با استفاده از روش های علمی مهندسی، نسبت به شناسایی ومستندسازی فرایندها اقدام وسپس با توجه به شناخت کامل از فرآیندها صورت گرفته در محیط دانشگاه و تجزیه وتحلیل ان ، بتوان پیشنهادهایی برای بهبود شیوه انجام،هدایت ومهندسی مجدد فرایندها ارائه نمود.

 اهداف پروژه :

•         مستندسازی فرایندهای در حال انجام واحدهای مختلف .

•         هماهنگی فرایندهای اصلی و کلیدی دانشگاه با ماموریتها و اهداف بلند مدت و کوتاه مدت آن.

•         ایجاد بستر و فرهنگ مناسب در استفاده از فرایندهای کلیدی و اصلی در بین کارکنان دانشگاه.

•         کاهش هزینه های دانشگاه از طریق حذف فعالیتها یا ضوابط زائد و غیـر کارآمـد و تـسهیل و تـسریع امـور (کـاهش زمانهای انتظار، کاهش دوباره کاریها، کاهش اتلافات، حذف فعالیتهای موازی و حذف فعالیتهای غیر ضروری.

•         اصلاح وبهبود فرآیندها ،ایمن سازی فرآیندها وحذف حلقه های غیر ضروری

•         افزایش بهره وری از طریق افزایش اثربخشی و کارایی فعالیتها و فرآیندها.

•         کاهش زمان انجام امور و افزایش رضایت و خشنودی ارباب رجوع وذینفعان.

•         ایجاد زمینه ای برای دستیابی به اطلاعات باارزش برای تصمیم گیری در بخشهای مختلف سازمان.

•         بهبود کیفیت و ارتقای ارائه خدمات.

•         تعیین حجم کار هرفرد وهرواحد بمنظور ایجاد تناسب درمشاغل.

•         به وجود آمدن نگرش فرایندی، مشتری گرایی و کلان نگری در لایه های مختلف سازمان دانشگاه.

•         آماده کردن شرایط برای فرایند محوری شدن دانشگاه.

•         فرآیندسازی و ایجاد بستر لازم برای سنجش عملکرد افراد، سازمان، بخشها، گروهها و واحدهای سازمان.

   نقشه راه:

همانگونه  که در مقدمه نیز توضیح داده شد این پرو ژه دارای دو فاز اصلی مستند سازی و بهبود می باشد در فاز اول برای شناسایی وضع موجود به شناسایی فرآیند ها و مستند سازی آنها پرداخته می شود.

در فاز شناسایی وضع موجود، بر اساس بررسی و ملاحظات انجام شده قبلی و مطالعه اسناد، مدارک، آیین نامه ها، مصوبات و ضوابط ، فرآیندهای اصلی، پشتیبانی و مدیریتی کلان و فرعی دانشگاه شناسایی می شود . به عبارت دیگر ابتدا کلیه فرآیندهای اصلی ، مدیریتی و پشتیبانی تحت عنوان فرآیندهای کلیدی شناسایی شده و فارغ از آنکه بهینه بوده یا خیر ، مستند می گردند.در فاز بهبود ابتدا می بایست فرصتهای بهبود را شناسایی نمود و سپس برای عملی ساختن بهبود برنامه ریزی کرد . در نهایت نیز راهکارهای شناسایی شده برای بهبود را اجرا نموده تا بهبود مورد نظر حاصل شود . یعنی با استفاده از روش های علمی اقدام به مهندسی مجدد فرآیندها می گردد. این روش بر اساس مبانی نظری و علمی مدیریت سیستمی و مدیریت کیفیت و اصول مهندسی مجدد سازمانها با نگرش دسترسی به اهداف جهشی بر اساس تحول زیر ساخت مطالعه و تحقیق در دانشگاهها وسایر سازمانهای مشابه. در واقع مراحل انجام کار بصورت ذیل انجام خواهد گرفت :

الف – فاز اول

1)      بررسی و ملاحظه مطالعات انجام شده قبلی

2)      مطالعه اسناد، مدارک، آیین نامه ها، مصوبات و ضوابط

3)      تعیین کارشناسان همکار در واحدهای مختلف دانشگاه .

4)      تشکیل جلسات توجیهی  و آموزشی.

5)      شناخت وضع موجود و مستندسازی :

     1-5 شناسایی فرایندها اصلی، پشتیبانی و مدیریتی کلان دانشگاه

     2-5 شناسایی فرآیندهای فرعی

     3-5 احصا روش اجرایی فرایند

     4-5 تهیه دستورالعمل های لازم

     5-5 تهیه فرم های لازم

     6-5 شناسایی توالی و تاثیر متقابل فرایندها

     7-5 تهیه شناسنامه فرایند ( مستندسازی )

 

ب – فاز دوم :

1- تجزیه و تحلیل فرایندها

     1-1 تعیین مطلوبیتهای سازمان

     2-1 شناخت مشکلات فرایند

     2-1 بررسی نقاط ضعف و مشکلات

     3-1 ریشه یابی و تجزیه و تحلیل علل بروز عوارض و نابسامانیها

     4-1 تعیین فرصت های بهبود

2) تهیه وضع پیشنهادی و راهکار اجرا

     1-2 تعیین راهکارهای بهبود و اقدامات اصلاحی

     2-2 اولویت بندی راهکارهای بر مبنای شاخص ها

    3-2 برنامه ریزی و پیش بینی منابع مورد نیاز جهت اجرای راهکارها

     4-2 اقدامات اصلاحی (زمان، هزینه، منابع انسانی، اطلاعاتی، سخت افزاری و نرم افزاری)

3) اجرای راهکارهای بهبود و اقدامات اصلاحی

     1-3 اجرای راهکارها

     2-3 کنترل و نظارت

    3-3 سنجش مجدد عملکردها

     4-3 بازنگریها و دوباره طراحی و برنامه ریزی

     5-3 اقدامات پیشگیرانه

 زمان بندی انجام پروژه :